Requisitos para crear una cooperativa en Colombia

Si quieres iniciar una cooperativa, debes tener en cuenta que esto implica iniciar ciertos trámites ¿Quieres saber más acerca de esto?

En este artículo te explicaremos cuáles son los requisitos para crear una cooperativa en Colombia de una manera completa. Sigue leyendo para saber todo acerca de este tema y qué pasos debes seguir para lograrlo correctamente.

Paso 1 - Realizar las consideraciones previas a la creación de la cooperativa

Para poder crear una cooperativa en Colombia, primero deberás confirmar que existe un grupo de individuos que demuestren la voluntad para querer asociarse bajo una cooperativa o pre cooperativa, con un número mínimo de 20 asociados constituyentes.

Definir el tipo de cooperativa que se formará

• Cooperativa especializada: Este tipo de cooperativa se dedica a una actividad económica, cultural o social específica.
• Cooperativa multi activa: Se encarga de atender varias necesidades mediante distintos servicios, pero bajo una misma entidad jurídica.
• Cooperativas integrales: Son las que desarrollan su objeto social, haciendo varias actividades complementarias conectadas entre sí, relacionadas con la producción, distribución, el consumo y la prestación de los servicios que brinda.

Preparar una capacitación para los asociados

Todos los asociados de una cooperativa, por ley deberán realizar un curso básico en economía solidaria mínimo de 20 horas en una institución o una entidad acreditada por la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.

Elaborar un proyecto de estatus de la cooperativa

Este proyecto es un documento que debe trazar los estatutos tentativos, los cuales serán debatidos luego en la asamblea con todos los asociados.

Debe incluir lo siguiente:

• El nombre tentativo de la cooperativa
• El domicilio de la organización
• Qué tipo de cooperativa es (especializada, multi activa o integral)
• Detallar cuáles son las actividades que realizará dicha organización

Paso 2 - Realizar una asamblea de constitución de la cooperativa

• Convocar a los asociados con una hora, fecha, lugar, y el objetivo de la reunión.
• Discutir y aprobar los estatutos (los estatutos serán mencionados en el paso 3)
• Se debe elegir el presidente y el secretario de la asamblea, la junta de vigilancia, el consejo de administración, el revisor fiscal y los comités en caso de que los haya. El consejo de administración deberá elegir un representante legal o gerente.
• Se deberá elaborar el Acta Constitutiva firmada por el presidente, el secretario de la asamblea y la de todos los asociados fundadores, y debe indicarse lo siguiente:
  • Lugar, fecha y hora
  • El número de asociados que participan
  • El desarrollo de los trabajos realizados del día
  • Decisiones adoptadas por la asamblea
  • La aprobación de los estatutos de la cooperativa
  • La designación de los órganos de dirección y control
  • La designación del revisor fiscal

Paso 3 - Elaborar los estatutos

El siguiente paso para obtener los requisitos para crear una cooperativa en Colombia, será establecer los datos referentes a la identificación de la cooperativa. Estos son:

• Datos de identificación, el domicilio, y contacto de los asociados fundadores.
• El nombre que se le ha dado a la entidad, añadiendo al final la palabra cooperativas o cooperativo.
• Se deberá especificar el tipo de organización sin ánimo de lucro que se constituirá.
• Colocar el domicilio completo de la cooperativa, especificando el municipio donde se encuentra.
• Cuál es el objetivo de la entidad, explicando qué actividades se desarrollarán en la cooperativa.
• De cuánto es la duración de la cooperativa, si es de duración definitiva o no.

Definir todo lo relacionado con proceder de los asociados

• Se deberá definir los derechos y deberes de todos los asociados.
• Definir cuál será el régimen y qué responsabilidad tendrá la cooperativa y sus asociados.
• Definir el régimen de sanciones a todos los integrantes causales de estas y cuáles son los procedimientos a seguir.
• Se debe determinar el órgano encargado de la evaluación y el procedimiento de admisión, como también el establecimiento de estos procedimientos.
• Definir los procedimientos para la resolución de las diferencias y/o conflictos entre asociados, o de asociados con dicha cooperativa, causados por actos vinculados con la cooperativa.

Definir todo lo relacionado con el establecimiento y el manejo de las finanzas

• Se deberá manifestar cómo está conformado el patrimonio, tanto variable como limitado, la manera en que se harán los aportes y la forma en que se hará su pago y devolución.
• Establecer cuál será la cantidad mínima y no reducible de los aportes por el tiempo en que exista la cooperativa.
• Se deberá definir el procedimiento por el cual será el valor de los aportes, ya sea en especie como en trabajo.
• Determinar todas las reservas y los fondos sociales, su forma de utilización y su finalidad.
• El representante legal deberá certificar en un documento adjunto que los asociados y fundadores han abonado por lo menos el 25% de los aportes iniciales.
• Se deberá establecer cómo se aplicarán todos los excedentes cooperativos.
• Definir el procedimiento de la liquidación de la cooperativa, señalando lo pertinente sobre el manejo que se realizará de los remanentes.

Establecer todo lo relativo a la estructura y funcionamiento

• Se deberá determinar el procedimiento por el cual se harán reformaciones en los estatutos.
• Determinar la forma en que se hará la administración de la cooperativa.
• Los órganos que se encargan de la administración con sus atribuciones, sus facultades y limitaciones.
• Determinar la constitución, los procedimientos, las funciones y vigencias de los órganos de administración de la cooperativa.
• Los órganos que se encargan de la vigilancia de la cooperativa.
• Determinar el nombramiento de la junta quien será encargada de la vigilancia y el nombramiento del revisor fiscal.
• Establecer las condiciones, formas de elección y la sustitución de los miembros de los órganos administrativos de la entidad.
• Cuáles serán las normas que regirán en la incorporación, conversión, fusión disolución y transformación.
• La ocurrencia de las reuniones de carácter ordinario y todas las causas que ameriten realizar reuniones extraordinarias.
• Establecer todos los criterios de mayoría calificada para tomar decisiones y discutir temas puntuales en las reuniones.
• Determinar todas las causales de disolución de la cooperativa.

Dar legitimidad a los estatutos de la cooperativa

• Se deberá determinar la aceptación por escrito de los nombramientos y estatutos por parte de todos los miembros elegidos.
• Contar con la certificación de educación cooperativa obligatoria.
• Solicitud de inscripción que tenga los datos de la entidad, los nombres e identificación del revisor fiscal y del representante legal.
• Contar con la carta de acatamiento de todas las normas en el proceso que se conformó la entidad.
• El recibo de pago del impuesto de registro.
• El certificado de existencia y la representación legal brindado por la Cámara de Comercio correspondiente.
• La certificación del representante legal, donde se confirma que el revisor fiscal no es un asociado.

Paso 4 - Inscribir la cooperativa

Primero se deberán preparar los documentos necesarios:

Acta de constitución y aportes y aceptación de cargos suscritos por el presidente, el secretario de la asamblea y los integrantes de la cooperativa.

Diligenciar los formularios correspondientes de la cooperativa

Estos formularios son:

• El formulario único empresarial de la Cámara de Comercio que corresponde a la localidad de la entidad.
• El formulario adicional de registro con otras entidades
• Formulario pre-RUT que puedes encontrarla en la página web oficial de la DIAN, o hacer el reclamo en las oficinas de dicha entidad.

Paso 5 - Completar trámites legales ante la Superintendencia de la Economía Solidaria

Otro de los requisitos para crear una cooperativa en Colombia, es que se deberá compilar todos los documentos necesarios:

• La petición con la firma del representante legal y el presidente de la junta de vigilancia en el formato de trámites de la Superintendencia correspondiente.
• El documento original del acta de constitución y estatutos con la firma del presidente y el secretario de la asamblea.
• El certificado general del curso básico de educación de la cooperativa de 20 hs dictado por una organización acreditada.
• La certificación del pago de al menos el 25% de los aportes iniciales aportados por todos los asociados fundadores de la cooperativa.
• El certificado de los antecedentes disciplinarios correspondientes del revisor fiscal.
• Certificado de la existencia y la representación legal brindado por la Cámara de Comercio correspondiente.
• La certificación legal confirmando que el revisor fiscal no es un asociado de la cooperativa.

Estos documentos se deberán escanear en formato de archivo TIFF, se almacenarán en un CD añadiendo el formato de trámites diligenciados debidamente y se entregan en las oficinas de la superintendencia que corresponda.

Deberán registrarse en las otras superintendencias dependiendo el objetivo de la cooperativa.

Paso 6 - Completar los trámites ante la DIAN

• Se deberá solicitar ante la DIAN el RUT (Registro Único Tributario) realizada por el representante legal.
• El representante legal deberá solicitar la autorización de facturación.

Para estas peticiones se expedirá el certificado de existencia y representación legal, el cual es brindado por la Cámara de Comercio, o puede obtenerse a través de la web de dicha entidad www.ccb.org.com, o en las oficinas, al igual que los formularios de las superintendencias.